Datenschutzerklärung

Verantwortlich für den Betrieb dieser Website, das Hosting und die über Microsoft 365 abgewickelte Kommunikation ist:

Anfragen zu Versicherungen, Schadenregulierung, zur Vermögensverwaltung in Kooperation mit der TOP Vermögen AG und zur Energiebeschaffung (Strom & Gas) richten sich an die Impact Insurance & Finance Management GmbH. Für Datenschutzanliegen zu dieser Website und zu Ihrer Kontaktaufnahme erreichen Sie uns über die oben genannte E-Mail-Adresse.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen sowie zur Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. an einer sicheren und stabilen Darstellung der Website)

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Kontaktdaten, IP-Adresse, Vertragsdaten.

Unsere Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Hetzner stellt die Serverinfrastruktur bereit und ist Empfänger der dabei technisch erforderlichen Verbindungsdaten. Informationen zur Verarbeitung durch den Anbieter finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Hetzner.

Die Nutzung des Hosters erfolgt zum Zweck der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem professionellen Hosting) sowie § 25 Abs. 2 TDDDG, soweit zwingend erforderliche Vorgänge für das Endgerät betroffen sind.

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet die von uns betriebene Serverinfrastruktur Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies können insbesondere sein:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt (Referrer-URL)
• Browserkennung (User-Agent, einschließlich übermittelter Browser- und Betriebssystemangaben)

Diese Daten werden verarbeitet, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen, die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten und gegebenenfalls technische Probleme zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffs- und Fehlerprotokolle des Website-Containers werden nach Datenmenge rotiert: Es werden höchstens fünf Protokolldateien mit jeweils bis zu 20 MB vorgehalten. Beim Erreichen der Grenze werden die ältesten Dateien entfernt. Die daraus folgende Aufbewahrungsdauer hängt vom Anfrage- und Fehleraufkommen ab; es handelt sich nicht um eine feste Frist in Tagen. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können relevante Auszüge für die Untersuchung und die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs gesondert aufbewahrt werden.

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ggf. zu beantworten.

Wenn Sie unser Beratungsformular nutzen, übermittelt Ihr Browser die eingegebenen Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Anliegen und Ihre Nachricht) verschlüsselt per HTTPS an einen Weiterleitungsdienst auf unserem Webserver. Dieser Dienst leitet die Angaben über Microsoft 365 (Microsoft Graph) als E-Mail an unser Postfach kontakt@impactmanagementgroup.de weiter; zu Microsoft 365 und einer möglichen Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 6. Der Weiterleitungsdienst speichert den Inhalt Ihrer Anfrage nicht. Zum Schutz vor Missbrauch und automatisierten Massenanfragen verarbeitet er kurzzeitig Ihre IP-Adresse, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen; diese Angabe wird nach etwa 10 Minuten gelöscht. Außerdem enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld, das automatisierte Eingaben erkennt.

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen. Die Missbrauchsbegrenzung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Website. Die Angabe der als Pflichtfeld gekennzeichneten Daten ist erforderlich, damit wir Ihre Anfrage beantworten können. Die E-Mail mit Ihrer Anfrage speichern wir, bis Ihr Anliegen erledigt ist. Entsteht daraus ein Vertrag, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO).

WhatsApp

Der WhatsApp-Link öffnet einen externen Dienst der WhatsApp Ireland Limited. Erst mit dem Aufruf dieses Links beziehungsweise der Nutzung von WhatsApp wird eine Verbindung zu diesem Anbieter hergestellt. Bei einer Nachricht an uns verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren angezeigten Namen sowie den Nachrichteninhalt und mitgesandte Dateien zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Die Nutzung ist freiwillig; Sie können uns ebenso per E-Mail oder telefonisch erreichen. WhatsApp verarbeitet unter anderem Verbindungs-, Geräte- und Nutzungsdaten nach eigenen Bedingungen und kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Einzelheiten zu Empfängern, Speicherdauer und Übermittlungsgrundlagen des Anbieters finden Sie in den Datenschutzhinweisen von WhatsApp.

Rechtsgrundlage ist:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage im Zusammenhang mit einem bestehenden Vertragsverhältnis oder der Anbahnung eines solchen steht
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen), wenn kein unmittelbarer Vertragsbezug besteht

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für unsere interne Kommunikation, E-Mail-Bearbeitung und Dokumentenverwaltung verwenden wir Dienste aus der Produktfamilie Microsoft 365. Diensteanbieter sind insbesondere:

Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft finden Sie in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen.

Die Impact Insurance & Finance Management GmbH nutzt Microsoft 365 Business. Für die Verarbeitung im Auftrag gelten die Microsoft-Produktbestimmungen und der darin einbezogene Microsoft-Datenschutznachtrag (DPA). Eine gesonderte handschriftliche Unterzeichnung ist dafür nicht erforderlich. Der DPA beschreibt die Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer sowie die Absicherung internationaler Datenübermittlungen, insbesondere durch die dort geltenden EU-Standardvertragsklauseln. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an die Microsoft Corporation in den USA ist nicht auszuschließen. Nach dem Microsoft-Datenschutznachtrag unterliegen alle Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum den EU-Standardvertragsklauseln von 2021 (Beschluss 2021/914 der EU-Kommission), die Microsoft Ireland Operations Limited und Microsoft Corporation vereinbart haben (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Darüber hinaus ist die Microsoft Corporation nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 besteht (Art. 45 DSGVO). Den DPA mit den Vertragsklauseln können Sie über den vorstehenden Link abrufen oder über unsere Kontaktadresse anfordern.

Die Nutzung erfolgt zum Zweck einer professionellen, effizienten Abwicklung der Kommunikation und Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (soweit Vertrags- oder Anbahnungsdaten betroffen sind) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer modernen, sicheren Infrastruktur).

Terminbuchung über Microsoft Bookings

Auf unserer Website verlinken wir auf eine Buchungsseite von Microsoft Bookings. Beim Aufruf unserer Website werden dadurch keine Daten an Microsoft übertragen. Erst mit dem Klick auf den Link verlassen Sie unsere Website. Buchen Sie dort einen Termin, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Terminwunsch und ggf. Ihr Anliegen), um den Termin zu vereinbaren und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Terminorganisation). Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten an die Microsoft Corporation in den USA ist nicht auszuschließen; sie erfolgt auf Grundlage der nach dem Microsoft-Datenschutznachtrag geltenden EU-Standardvertragsklauseln sowie des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-U.S. Data Privacy Framework, nach dem die Microsoft Corporation zertifiziert ist (siehe oben). Wir löschen die Termindaten, sobald sie für diesen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Zur Bearbeitung von Versicherungsschäden nutzen wir die Anwendung Atlas. Atlas läuft auf einem virtuellen Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Datenbank, Dokumentenspeicher, Texterkennung und die Aufbereitung der Inhalte für die Suche laufen dort. Der Zugang ist für alle Benutzer nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung möglich. Eine verschlüsselte Sicherungskopie speichern wir bei der Hetzner Online GmbH in Helsinki (Finnland).

Verarbeitete Daten und Herkunft: Wir verarbeiten Angaben aus Schadenmeldungen und den zugehörigen Unterlagen, etwa Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen von Versicherungsnehmern, Mietern, Geschädigten, Zeugen und weiteren Beteiligten, Angaben zum Schadenhergang, Fotos, Rechnungen und Gutachten. Bei Personenschäden können darunter Gesundheitsdaten sein. Die Daten stammen aus E-Mails und Anhängen in unseren Postfächern unter @impactmanagementgroup.de, aus Dateien in Microsoft OneDrive und SharePoint (siehe Abschnitt 6) sowie aus den Vertrags- und Mandatsdaten unserer Maklerverwaltungssysteme. Dazu gehören das Maklerverwaltungsprogramm, das wir über unseren Maklerpool, die Jung, DMS & Cie. Pool GmbH, Söhnleinstraße 8, 65201 Wiesbaden, nutzen, das HVS Maklerportal der HVS Hamburger Versicherungs-Service AG, Sachsenfeld 2, 20097 Hamburg, DoNexus der DoNexus GmbH, Agnes-Pockels-Bogen 1, 80992 München, und Primorio der Primorio GmbH, Unter den Linden 10, 10117 Berlin. Aus diesen Systemen lesen wir Daten nur aus.

Auswertung durch ein Sprachmodell: Zur Auswertung von Dokumenten und zur Vorbereitung von Entwürfen übermittelt Atlas Inhalte an ein Sprachmodell der OpenAI Ireland Ltd, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Das sind der Text von E-Mails einschließlich Absenderangaben, der ausgelesene Text von Dokumenten und einzelne Seitenbilder. Die Inhalte werden dabei nicht geschwärzt und können die oben genannten Daten einschließlich Gesundheitsdaten enthalten. OpenAI ist für uns auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung als Auftragsverarbeiter tätig (Art. 28 DSGVO). Nach den Vertragsbedingungen von OpenAI für Geschäftskunden verwendet OpenAI die Inhalte nicht, um seine Dienste zu entwickeln oder zu verbessern, insbesondere nicht zum Training seiner Modelle. Die Verarbeitung kann auch durch mit OpenAI verbundene Unternehmen, insbesondere die OpenAI OpCo, LLC, 1455 3rd Street, San Francisco, CA 94158, USA, in den USA erfolgen. Für solche Übermittlungen hat sich OpenAI im Vertrag zur Auftragsverarbeitung verpflichtet, Vereinbarungen mit den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) zu verwenden, soweit kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) besteht. Wie lange die Inhalte bei OpenAI gespeichert bleiben, richtet sich nach den Einstellungen unseres Arbeitsbereichs; gelöschte oder nicht gespeicherte Inhalte entfernt OpenAI nach seinen Vertragsbedingungen innerhalb von 30 Tagen aus seinen Systemen, sofern nicht eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder vernünftigerweise erforderlich ist, um die Dienste oder Dritte vor Schaden zu schützen. Auf unserem Server läuft die Verbindung zum Sprachmodell in einem abgeschotteten Prozess ohne Zugriff auf Datenbank und Zugangsdaten.

Keine automatisierten Entscheidungen: Atlas versendet keine Nachrichten selbständig, Entwürfe prüft und verantwortet ein Mitarbeiter. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen: Gegenüber unseren Auftraggebern und Versicherungsnehmern ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Maklervertrags). Gegenüber weiteren Beteiligten ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die zügige und vollständige Regulierung des Schadens. Gesundheitsdaten verarbeiten wir nach Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald der Schadenfall abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach HGB und AO) oder Verjährungsfristen entgegenstehen.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen können insbesondere bis zu 10 Jahre betragen.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten ist die Aufnahme oder Fortführung eines Vertragsverhältnisses in der Regel nicht möglich. Für die reine Nutzung der Website zu Informationszwecken besteht keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten über die technisch notwendigen Informationen hinaus.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Sofern Sie unsere Website über https:// aufrufen, wird eine Transportverschlüsselung (TLS) verwendet, sodass übermittelte Daten grundsätzlich nicht von Dritten mitgelesen werden können.

Stand: 28. Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Es gilt stets die auf dieser Website veröffentlichte jeweils aktuelle Fassung.